Văn phòng làm việc là bộ mặt công ty, tùy theo ngành nghề kinh doanh, số lượng nhân viên, ngân sách của công ty...mà lựa chọn văn phòng phù hợp. Dưới đây là một số bí quyết giúp doanh nghiệp tìm được văn phòng ưng ý.
Hiện nay, việc tìm được một văn phòng phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp không phải là chuyện đơn giản. Các doanh nghiệp luôn muốn tiết kiệm được thời gian, chi phí nhưng vẫn tìm thuê được một văn phòng có vị trí đắc địa, có diện tích, cơ sở hạ tầng và dịch vụ lý tưởng phù hợp với mục đích kinh doanh của công ty. Do đó, để thành công trong việc tìm kiếm văn phòng cho thuê như tình hình hiện nay, các doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề sau:
1. Lên kế hoạch về ngân sách và thời gian thuê:
Cần lên kế hoạch rõ ràng
Bạn cần có kế hoạch ngân sách và thời gian thuê cụ thể trước khi tìm kiếm văn phòng mới, việc này cần lưu ý đầu tiên vì nó đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thuê văn phòng. Tùy vào nguồn ngân sách dự tính và khoảng thời gian thuê mà doanh nghiệp nên chọn văn phòng trong tòa nhà lớn hay nhà phố. Bởi vì chi phí thuê văn phòng sẽ tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh của công ty, thế nên ngân sách cần được xác định rõ ràng và chắc chắn ngay từ ban đầu. Tính ổn định về chi phí và giá thuê văn phòng sẽ được ưu đãi khá lớn nếu công ty bạn quyết định thời gian thuê lâu dài.
2. Vị trí văn phòng:
Bạn nên chọn văn phòng cho thuê theo ngành nghề công ty bạn đang kinh doanh, theo kế hoạch quảng cáo của công ty và phong thủy phù hợp.
– Ngành nghề kinh doanh: Công ty của bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực gì? Cần vị trí trung tâm, khu vực mua bán sôi động hay nơi yên tĩnh, ít dân cư,… tất cả là tùy thuộc vào lĩnh vực và kế hoạch phát triển của công ty bạn. Ngoài ra, vị trí thuận lợi cho giao thông cũng ảnh hưởng đến quyết định chọn thuê hay không.
– Kế hoạch quảng cáo: Nếu công ty bạn có quy mô lớn, cần đánh bóng thương hiệu, văn phòng đặt tại trung tâm thành phố sẽ dễ dàng PR cho tên tuổi công ty, thu hút nguồn nhân viên chất lượng, và dĩ nhiên chi phí là khá cao. Còn nếu công ty bạn có quy mô nhỏ thì nên chọn một văn phòng khang trang hoặc một nhà phố ở vị trí tốt là được.
– Phong thủy: Văn phòng nên ở vị trí sạch sẽ, có đầy đủ ánh sáng và cây xanh xung quanh, đảm bảo đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn trong công việc.
3. Diện tích văn phòng:
Thường thì diện tích trung bình cho không gian làm việc của một nhân viên là 4m2/người. Vậy nên trước khi thuê văn phòng, bạn cần tính toán để văn phòng không quá nhỏ hoặc quá rộng so với mức cần thiết.
Đối với trường hợp công ty dự tính sau này sẽ mở rộng văn phòng thì cần bàn trước với chủ đầu tư để giảm thiểu chi phí phát sinh và tránh việc hết diện tích để mở rộng vì phần còn lại đã được cho thuê.
Ngoài ra, bạn nên bàn với chủ đầu tư về phần diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, nhà vệ sinh, v.v… và các khoản chi phí liên quan để tránh nảy sinh mâu thuẫn về sau.
Diện tích văn phòng sẽ xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty.
4. Lựa chọn dịch vụ tư vấn và thiết kế văn phòng có uy tín:
Một văn phòng điển hình.
Khi chuyển đến văn phòng mới, có rất nhiều yếu tố liên quan như tường, cột, các vách kính lấy sáng…có thể sẽ không phù hợp với công ty bạn, vì vậy nếu bạn có chuyên gia thì họ sẽ giúp bạn thiết kế được văn phòng phù hợp.
Đồng thời, nếu bạn có công ty nội thất để thực hiện bước thiết kế nội thất văn phòng, thì bạn cũng có thể tham khảo các kiến trúc sư của họ để có thể chắc rằng diện tích văn phòng và cách bố trí nội thất văn phòng đảm bảo cho mục tiêu sử dụng và làm việc của văn phòng.
5. Xem xét thời gian làm việc:
Thông thường, chủ đầu tư sẽ có những quy định riêng về thời gian làm việc cho các văn phòng. Do đó, tùy theo lượng phân bổ thời gian là 24/24h, hay 8 tiếng/ngày, bạn sẽ phải thương lượng kỹ trong hợp đồng nếu tính chất công việc công ty bạn cần làm thêm giờ thường xuyên, bạn nên dự tính thời gian phát sinh và thương lượng các chi phí ngoài giờ này với chủ tòa nhà.
6. Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm:
Khi chọn thuê văn phòng bạn đừng quên đặt vấn đề được cung cấp đầy đủ các dịch vụ cộng thêm bao gồm phí quản lý, chỗ để xe, sửa chữa và trang trí phòng, cơ sở hạ tầng, đây là yếu tố quan trọng đem lại sự dễ dàng cho hoạt động của công ty.
7. Vấn đề thương lượng hợp đồng:
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong quy trình tìm kiếm, thương lượng hợp đồng thuê, hãy sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên về cho thuê và thông qua một luật sư uy tín khảo cứu lại hợp đồng thuê cuối cùng trước khi đi đến ký kết.
Thường trong hợp đồng thuê, giá thuê văn phòng sẽ được giữ nguyên trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu hợp đồng ký kết 5 năm, thời gian sau giá đó sẽ tăng hoặc giảm tuỳ vào thị trường (thường thì giá thuê sẽ tăng chứ không giảm). Để hạn chế chi phí phát sinh quá lớn cho văn phòng, bạn nên qui định rõ ràng trong hợp đồng. Vd: tăng không quá 10%…
Ngoài ra, bạn cũng nên thương thảo kĩ với chủ đầu tư về diện tích thuê (bao gồm diện tích riêng và chung), việc này sẽ giảm chi phí đáng kể cho công ty bạn về lâu dài.
Văn phòng công ty là bộ mặt và là biểu tượng cho quy mô công ty, thế nên, quá trình tìm kiếm văn phòng thực sự là thử thách không nhỏ. Với tình hình giá thuê giảm như hiện nay, các doanh nghiệp nên thuê sớm và thuê với diện tích lớn.
(Địa Ốc Kim Quang nguồn tổng hợp).
