CÁCH DỰ TÍNH DIỆN TÍCH VĂN PHÒNG CHÍNH XÁC NHẤT

1. Vì sao phải dự tính diện tích văn phòng?

- Sử dụng diện tích văn phòng một cách hiệu quả, đúng mục đích: Dựa vào bản dự tính văn phòng, doanh nghiệp có thể biết từng khu vực trong văn phòng như không gian làm việc chính, phòng giám đốc, phòng họp, khu vực giải trí để thiết kế đúng chức năng.

- Tiết kiệm chi phí, tránh lãng phí: Nhờ vào việc sử dụng đúng diện tích, chức năng của không gian văn phòng, doanh nghiệp có thể hạn chế tính trạng thừa, hoặc thiếu chỗ.

- Hỗ trợ hiệu quả cho việc thiết kế văn phòng: kiến trúc sư có thể dễ dàng tính toán, đưa ra phương án thiết kế chính xác, hạn chế sai sót, sửa chữa, đẩy nhanh tốc độ hoàn thành dự án.

Dự tính diện tích văn phòng giúp công tác thiết kế dễ dàng hơn
 

- Tạo không gian làm việc khoa học: Không gian văn phòng được xây dựng đúng mục đích, thiết kế khoa học sẽ giúp nhân viên thoải mái sử dụng, tinh thần làm việc thoải mái sẽ tăng hiệu quả làm việc.

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến diện tích văn phòng

Để kết quả dự tính diện tích văn phòng chính xác nhất, doanh nghiệp cần trả lời được các tiêu chí sau:

- Có bao nhiêu người làm việc cố định và thường xuyên ra ngoài?

- Công ty có họp thường xuyên không? Mỗi cuộc họp nhiều nhất bao nhiêu người?

- Có bao nhiêu vị trí lãnh đạo? Có cần phòng riêng cho các chức vụ lãnh đạo không?

- Công ty có thường xuyên tổ chức hội thảo huấn luyện nhân viên hay không?

- Công ty có cần không gian tiếp khách đến văn phòng hay không?

- Không gian làm việc sắp xếp theo không gian mở hay dãy bàn?

3. Tiêu chuẩn tính diện tích văn phòng theo m2/người

Cách thông dụng nhất hiện nay là tính toán diện tích văn phòng cần thuê dựa trên số lượng nhân viên:

 

Nhân viên có vị trí cố định là những nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ trên 60% trong ngày, tiêu chuẩn diện tích cho họ tối đa là 4,5 m².

 

Nhân viên vị trí linh hoạt là nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ khoảng 40% thời gian trong ngày. Diện tích văn phòng cho họ tối đa 3,0 m².

 

Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định: Bản chất của công việc của nhân viên không đòi hỏi họ phải có một chỗ ngồi làm việc chuyên dụng riêng trong văn phòng. Họ thường làm việc ngoài hiện trường, và sẽ chỉ có mặt tại văn phòng trong một khoảng thời gian ngắn để gặp gỡ đồng nghiệp hoặc để thảo luận các dự án. Diện tích văn phòng cho họ tối đa là 1,5 m²/người.

 

Một cách khác để tính tiêu chuẩn diện tích văn phòng/người đó là tính thể tích không gian văn phòng trung bình của mỗi người. Tiêu chuẩn này áp dụng chung chứ không chia theo cấp bậc & vị trí, theo đó mỗi người cần khoảng 10m3 – 11m3 không gian. Như thế với mỗi văn phòng cao 3m, diện tích trung bình cho mỗi người sẽ là 3,3m2 đến 3,7m2. Văn phòng có trần cao hơn có thể sẽ cần diện tích nhỏ hơn.

4. Tính diện tích phòng cho lãnh đạo

Phòng Giám Đốc
 

Đối với lãnh đạo, quản lý văn phòng làm việc cần diện tích lớn hơn so với nhân viên. Đây là không gian để lãnh đạo các công ty làm việc, tiếp đón khách hàng, đối tác đến văn phòng. Do đó, diện tích được kiến nghị dành cho các tổng giám đốc hay CEO công ty là 25 m2. Thêm vào đó, đối với quản lý, con số này dao động ở mức 10 – 18m2 là hợp lý. Thông thường, lãnh đạo các doanh nghiệp sẽ có phòng làm việc riêng. Tuy nhiên, hiện nay xu hướng thiết kế văn phòng làm việc không gian mở cũng đang được ưu chuộng.

5. Tính diện tích phòng họp

Phòng họp
 

Phòng họp cũng là không gian cần được cân nhắc khi tính toán diện tích. Phòng họp không nên quá rộng hoặc quá nhỏ vì sẽ gây ra tình trãng lãng phí, mất tập trung hoặc quá chật chội, không đủ chỗ ngồi. Chính vì vậy, các doanh nghiệp có thiết kế phòng họp thì nên tham khảo bộ tiêu chuẩn sau đây:

Diện tích phòng họp dành cho 4 người vào 7.5 – 8m2 là phù hợp nhất.

Đối với phòng họp cho 8 người diện tích 15m2 là phù hợp.

Phòng họp với 12 người 12 ghế cần rộng 20m2.

Diện tích phòng họp 20 người nên ở mức 40m2.

Nếu công ty không thường xuyên tổ chức các cuộc họp thì sử dụng một khoảng diện tích và chi phí cố định hàng tháng cho phòng họp sẽ dễ dẫn tới việc lãng phí. Thay vì đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn việc thuê phòng họp theo giờ tại chính tòa nhà văn phòng mình đang thuê.